Исполнительная документация в строительстве: Автоматизация

Не для кого не секрет, что в настоящий момент на рынке присутствует десяток - другой программных продуктов которые обещают своим покупателям что-то из разряда магии в области ведения исполнительной документации. Но давайте разберемся стоит ли тратить деньги на такое ПО или можно получить все тоже самое только бесплатно?

Что такое база данных (БД)

База данных - на поверку это таблица или несколько таблиц связанных между собой по ключевым операторам (графам). Если применить данное понятие к исполнительной документации - тогда можно в строку таблицы записать все динамично изменяемые переменные и соответственно получим набор данных для заполнения условного документа. Самый распространенный инструмент для работы с табличными данными на строительной площадке - продукт MS Office Excel.
Для примера разбора ситуации возьмем самый распространенный документ - акт освидетельствования скрытых работ и как на основании данных из табличного документа заполнить сотню-другую актов за пару дней без вывиха мозга.

Слияние документов.

Чтобы настроить слияние документов Word & Excel во-первых необходимо понять какой документ будет что из себя представлять:

1. Документ Word представляет из себя конечный документ с динамичным изменением некоторых полей (строк).

2. Документ Excel представляет из себя базу данных в которой первая строка наименование столбцов, а каждая последующая строка с данными которые будут подставляться в документ Word.

Во-вторых необходимо подготовить базу данных, для этого заводим произвольный документ Excel с произвольным именем (понятным для вас), открываем его и присваиваем имена полям. В случае с АОСР потребуется следующий набор имен:

1. Номер акта;

2. Дата подписания;

3. Вид работ;

4. Листы проекта;

5. Применяемые материалы;

6. Последующая работа;

7. Проект без листов;

8. Нормативный документ;

9. Исполнительная схема;

10. Дата начала работ;

11. Дата завершения работ;

12. Префикс с номеру акта;

И пробно заполняем несколько строк, сохраняем и закрываем. Закрыть обязательно - в противном случае в момент слияния может выскочить ошибка и придется начинать слияние заново.

В-третьих подготавливаем документ слияния. Для этого берем уже заполненный акт освидетельствования скрытых работ, копируем его в туже папку, что и наша база данных.

Далее начинается "магия" которую продают на просторах интернета ;-). Открываем документ Word переходим во вкладку "Рассылки" жмем на меню "Начать слияние" -> "Пошаговый мастер слияния". С права появилось меню из 6 шагов:

Шаг 1 - выбор типа документа, выбираем "Письма"

Шаг 2 - выбор документа, выбираем "Текущий документ"

Шаг 3 - выбор получателей, выбираем "Обзор" и в появившемся окне переходим в каталог с подготовленной базой данной и выбираем ее.

Шаг 4 - создание письма, в тексте документа выбираем интересующее поля, допустим номер акта (если оно заполнено выделяем заполненный текст) и нажимаем "другие элементы" в поле настройки слияния, в появившемся окне выбираем строки "номер акта" и "Префикс к номеру акта" выбрать можно двойным нажатием или посредством кнопки "Вставить" и так дальше заполняем все поля акта которые динамично изменяются в каждом акте. На моменте формирования полей акта не обращайте внимания на то что все поля акта съехали, поскольку слишком много символов в поле в котором должно быть 2-5 символов, на следующем шаге все исправится.

Шаг 5 - просмотр писем, теперь можно пролистать документы посредством меню со стрелочками в верху и увидеть как подставляются значения из базы данных.

Шаг 6 - завершение слияния, по сути слияние уже завершено и функции которые предлагаются в поле "Завершения слияния" всегда доступны в поле меню "Найти и объединить".
По успешному завершению всех описанных выше шагов получаем рабочую базу данных с автоматическим формирование исполнительной документации.

Автоматическое формирование исполнительной документации

Принимая во внимая описанный выше метод можно создать базу данных которая будет актуальна не только для одного документа, но и для группы документов. А также имея все данные в табличной форме крайне просто становится вести общий журнал работ и составлять реестры. Данный метод слияния можно применить абсолютно к любому стандартному документу формирование которого будет вестись потоково на протяжении всего периода строительства. Но наиболее актуален данный метод на восстановлении документации, когда определен полный перечень работ и материалов, на которые необходимо составить стандартные формы исполнительной документации.

Применение баз данных

Немного остановлюсь на формировании реестра на основании готовой базы данных. Реестры ИД составляются как правило по форме 1.2 ВСН 012-88, на основании него и приведу пример. Создаем реестр в Excel, графа №1 (порядковый номер заполняется и без того автоматически (по формуле), графа №2 - в нее необходимо вписать наименование документа, обычно требуют полное наименование документа с кратки содержанием, т.е. если это АОСР, тогда запись должна быть в формате "АОСР от 19.06.2019г "Бетонирование монолитного фундамента Фм1 в/о 1/В с отм. -0,750 до отм. +1,250"". Как получить запись такого формата автоматически? Копируем в свободное пространство справа от формы реестра (благо таблица в Excel бесконечна) графы из базы данных содержащие дату подписания акта и вид выполняемых работ, вставляем напротив каждой строки в пустой ячейке символ кавычки и пишем формулу в свободной ячейке "=сцепить("АОСР от ";(ссылка на ячейку с датой);" ";(ссылка на ячейку с кавычками);(ссылка на ячейку с видом работ);(ссылка на ячейку с кавычками))" жмем Enter получаем значение которое необходимо вставить в графу №2.

Некоторые сложности отображения данный при слиянии

При слиянии не редко возникает сложность в формате отображения даты, поскольку все программное обеспечение буржуйское - соответственно на автомате дату пытается отобразить тоже в буржуйском формате. Пример 06/19/2019 вместо 19.06.2019. Чтобы получить правильный формат даты в Word жмем на поле слияния с датой с начало левой потом правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбираем "Коды/значения полей" и видим вместо даты запись такого формата: {MERGEFIELD "Дата_подписания_акта"}. Дополняем строку формулы в следующем формате: {MERGEFIELD "Дата_поставки" \@ "dd.MM.yyyy"}, жмем правой кнопкой на запись и выбираем "обновить поле" дата отображается в Российском формате.